• vi-VNen-GB

Hệ thống quản lý hành chính cơ quan - VIE_ADMIN

Hệ thống được xây dựng theo nguyên tắc như sau:

1.      Có quy trình chuẩn hóa cho mọi công việc

2.      Lãnh đạo nhận được báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời

3.      Lãnh đạo nắm được trạng thái công việc đến từng bộ phận, chuyên viên và các việc đã giao.

4.      Tạo môi trường hợp tác và chia sẻ tri thức cho công việc

5.      Quản lý văn bản theo các quy định mới nhất của nhà nước

6.      Phân chia trách nhiệm và quản lý tiến độ công việc chặt chẽ

7.      Dịch vụ trong suốt và một cửa đối với xã hội.

1.      Quy trình chuẩn hóa

Quy trình chuẩn hóa ở phần mềm được thể hiện qua các chức năng:

-         Có thể thêm quy trình nghiệp vụ mới: Khả năng tích hợp với các phần mềm tác nghiệp vào quy trình hành chính

-          Quy trình hành chính phù hợp với các quy định mới nhất, tinh giản và dễ tiếp thu.

-          Các loại quy trình:

     -  Quy trình hành chính: được xây dựng sẵn trong hệ thống

     -  Quy trình nghiệp vụ:  có thể bổ sung nhờ các thành phần tác nghiệp và phù hợp với quy trình hành chính

     -  Quy trình dự án:  Đối với các dự án có quy trình được quy định bởi nhà nước và tổ chức cấp trên

2.      Báo cáo

Báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời gồm có báo cáo thường kỳ (tuần, tháng, quý, năm, theo  các mốc dự án), báo cáo bất thường theo yêu cầu và báo cáo thống kê. Cụ thể:

-           Báo cáo thường kỳ: theo các mẫu và lịch đã  quy định trước. Giúp người báo cáo báo cáo đầy đủ và chính xác.

-           Báo cáo bất thường: nhanh chóng, số liệu đầy đủ và nhất quán.

-           Báo cáo thống kê: tức thời tại mọi thời điểm, giúp lãnh đạo nắm được tình hình sát với thực tế.

-          Ví dụ:  Lãnh đạo có thể xem số lượng công văn, đầu việc do từng chuyên viên và bộ phận đã và đang xử lý.

3.      Trạng thái công việc giúp cho:

-         Lãnh đạo luôn có thể theo dõi trạng thái của các công việc đã giao và hoạt động của mỗi bộ phận hoặc mỗi nhân viên

-         Trạng thái công việc thay đổi theo đúng quy trình đã được chuẩn hóa.

-       Trạng thái của mọi công việc cũng như các thống kê về việc thực hiện các công việc được phản ánh rõ ràng trong báo cáo thống kê.

4.   Môi trường hợp tác chia sẻ và tri thức

-       Cốt lõi của việc hợp tác là lập được lịch biểu hợp lý cho mọi hoạt động của cơ quan và chia sẻ được tri thức.

-       Lịch biểu được đánh dấu bởi chuỗi các sự kiện. Người dùng hệ thống sẽ được nhắc việc thường xuyên để đảm bảo thời hạn thực hiện công việc.

-       Lịch của mỗi cá nhân sẽ được tổng hợp thành lịch của mỗi bộ phận và toàn thể cơ quan.

-       Các tài liệu, thông tin và dữ liệu sẽ được  phân loại, lưu trữ và chia sẻ theo quy trình để giúp mọi chuyên viên cán bộ nhanh chóng nắm vững mọi tri thức phục vụ công việc

5.      Quản lý văn bản

-         Quy định về quản lý văn bản phức tạp và thay đổi thường xuyên, được xây dựng sẵn trong hệ thống.

-         Quản lý văn bản đi, đến, văn bản mật, văn bản quy phạm pháp luật, tham chiếu, các biểu mẫu cho các loại văn bản khác nhau.

-         Văn bản đi được đánh số, vào sổ, trình ký, phê duyệt, ban hành theo quy định.

-         Hệ thống lưu trữ lưu trữ các văn bản cũ, giảm tải cho hệ thống và luôn dễ dàng tìm kiếm theo chuẩn của nhà nước về lưu trữ.

-         Các văn bản được phép công bố được đưa vào CSDL riêng để cung cấp thông tin trên cổng thông tin điện tử hoặc sử dụng cho các dịch vụ công

Các quy định về quản lý văn bản

Nghị định 110/2004/NĐ-CP và 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư

Thông tư 13/2011/TT-BNV, Thông tư 14/2011/TT-BNV về bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND và HĐND các cấp

Thông tư 09/2011/TT-BNV bảo quản hồ sơ tài liệu trong cơ quan tổ chức

Công văn 139/VTLTNN-TTTH của Cục Văn thư lưu trữ về quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

Nghị định 33/2002/NĐ-CP và thông tư 12/TT-BCA(A11) hướng Pháp lệnh bảo vệ bí mật

Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư 11/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức văn bản

Nghị định 24/2009/NĐ-CP Hướng dẫn Luật ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật (Plugg-In cho cơ quan quản lý nhà nước)

6.      Phân chia trách nhiệm quản lý tiến độ

-         Mọi công việc đều được phân công trách nhiệm rõ, quy định rõ các sản phẩm cuối cùng và thời hạn hoàn thành.

Tại một thời điểm, công việc luôn có người chịu trách nhiệm tạo áp lực sớm hoàn thành công việc kịp tiến độ.

-         Hệ thống luôn lưu vết dòng phân công công việc để trình duyệt theo đúng trình tự và có đầy đủ ý kiến của những người có trách nhiệm.

-         Công việc được ghi nhật ký, ghi chép và ý kiến đóng góp của các thành viện.

7.      Dịch vụ một cửa trong suốt

-         Hệ thống được xây dựng theo quan điểm lấy việc cung cấp dịch vụ phục vụ dân-khách hàng làm trung tâm

-         Tạo điều kiện cung cấp các dịch vụ khác nhau trong suốt tại một cửa, tiện lợi tránh phiền nhiễu

Ngoài ra hệ thống VIE-ADMIN quản lý hành chính cơ quan còn có chức năng tích hợp với các ứng dụng khác như:

-  Hoạt động tác nghiệp của dịch vụ công theo quy trình và dịch vụ một cửa trong suốt

-  Đảm bảo an toàn dữ liệu – Giải pháp V_AZUR

-  Mã hóa và xác thực

-  Công bố thông tin

-  Tích hợp với các cơ sở dữ liệu ngành

-  Chuẩn thông tin và thư viện khai thác thông tin

-  Tính mở của hệ thống