• vi-VNen-GB

Phần mềm Lưu trữ và lưu chuyển công văn điện tử - V-EDAT


Phần mềm Lưu trữ và lưu chuyển công văn điện tử - V-EDAT được xây dựng và hoàn thiện trên cơ sở nắm bắt nhu cầu cấp thiết về quản lý, lưu trữ tài liệu và công văn điện tử của các cơ quan Nhà nước theo quy định của Pháp luật, cụ thể như sau:

-         Theo quy định mới tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, các cơ quan nhà nước bắt buộc phải lưu trữ tài liệu, công văn theo quy định của nhà nước. Bộ Nội Vụ và Cục Lưu trữ Quốc gia cũng đã ban hành những tiêu chuẩn cần thiết đối với việc lưu trữ tài liệu và công văn điện tử.

-         Chỉ thị số 15/CT-TTG ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, yêu cầu các cơ quan nhà nước sớm có giải pháp lưu chuyển tài liệu, công văn trên môi trường điện tử.

Hiện nay trong các cơ quan nhà nước hầu hết đều đã được trang bị các phần mềm quản lý văn bản đi đến, một số nơi đã có các phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp, do đó các văn bản điện tử đã ít nhiều được hình thành và được trao đổi trong nội bộ các cơ quan. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:

-         Việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan với nhau vẫn chưa phổ biến (rất ít) và chủ yếu thông qua đường email dẫn đến khó quản lý, không tiện cho việc điều hành và xử lý công việc.

-         Do mỗi cơ quan có hệ thống quản lý văn bản riêng, tự phát triển hoặc do nhiều hãng phần mềm khác nhau cung cấp nên dẫn đến việc trao đổi văn bản điện tử (nếu có) chỉ giới hạn trong việc trao đổi các file văn bản (bản scan hoặc bản word chưa được chứng thực). Hơn nữa về lâu dài sẽ rất khó khăn cho việc tổng hợp, khai thác dữ liệu của cơ quan quản lý (các cơ quan cấp cao hơn, các cơ quan chuyên trách về quản lý lưu trữ), khó khăn cho việc tìm kiếm và khai thác thông tin trên qui mô lớn (các dịch vụ công cho phép tìm kiếm thông tin văn bản trên phạm vi lớn).

Phần mềm Lưu trữ và lưu chuyển công văn điện tử - V-EDAT tuân thủ theo các hướng dẫn và chuẩn của Bộ Nội Vụ và Cục Lưu trữ Quốc gia và có các chức năng chính như sau:

-         Lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử theo quy định của luật lưu trữ, đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong hồ sơ điện tử.

-         Cơ chế quản lý riêng đối với hồ sơ mật.

-         Tự động tiếp nhận và chuyển đi các hồ sơ qua môi trường mạng theo chuẩn quy định.

-         Sẵn sàng tự động nộp hồ sơ điện tử đã xử lý xong vào Lưu trữ lịch sử của cấp trên.

-         Tự động hủy hồ sơ điện tử hết giá trị theo quy định.

-         Sử dụng chữ ký số đối với hồ sơ điện tử đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

-         Cung cấp cơ chế an toàn, bảo mật trong trao đổi hồ sơ mật sử dụng mật mã khóa công khai.