• vi-VNen-GB
Tin Viegrid
GIỚI THIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH V-SMARTOFFICE
(06/10/2015)

1. Giới thiệu chung

 V-SmartOffice được Công ty VIEGRID xây dựng và phát triển ,đây là hệ thống phần mềm đáp ứng đầy đủ các chức năng của một hệ thống Hành chính cơ quan cần có và đặc biệt hệ thống có tính năng quản lý báo cáo thống kê mang tính đột phá, chưa có ở bất kỳ phần mềm nào trên thị trường.

V-SmartOffice là hệ thống quản lý dành cho các cơ quan hành chính nhà nước, các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý: quản lý văn bản, công việc, báo cáo thống kê, môi trường hợp tác, lịch biểu, nhật ký công vụ…

V-SmartOffice giúp các cơ quan, doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản một cách hiệu quả. Với khả năng tuỳ biến cao, phần mềm phù hợp với các loại mô hình hoạt động, kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống được tích hợp với phần mềm Hồ sơ một cửa, đây là một phần mềm được xây dựng bởi VIEGRID JSC.Cho phép quản lý một cách linh hoạt và hiệu quả việc tiếp nhận hồ sơ, giúp giảm lược tối đa các thủ tục, thao tác không cần thiết, xử lý một cách nhanh nhất và đảm bảo logic trình tự nghiệp vụ.

2. Các thành phần chức năng và nghiệp vụ của V-SmartOffice

Là hệ thống được xây dựng trên công nghệ Sharepoint – công nghệ hàng đầu của Microsoft về quản lý, lưu trữ và chia sẻ văn bản.Cung cấp khả năng điểu khiển mạnh mẽ cho phép tổ chức quản lý một cách chặt chẽ hiệu quả các hồ sơ, văn bản, công văn, báo cáo thống kê…và kết nối nhân viên trong toàn tổ chức, doanh nghiệp.

2.1. Các module chức năng của V-SmartOffice

·      Quản lý văn bản

                                     -    Quản lý văn bản đến

                                     -     Quản lý văn bản đi

                                     -      Quản lý văn bản nội bộ

                                     -      Quản lý văn bản dự thảo

·      Quản lý công việc

                                     -     Quản lý danh sách các công việc

                                     -     Nhắc nhở công việc cho nhân viên

                                     -     Quản lý phiếu xin ý kiến, phiếu trình

                                     -      Quan lý hồ sơ lưu trữ

·      Môi trường hợp tác

                                     -      Quản lý cuộc họp

                                     -      Chia sẻ tài nguyên

                                     -      Quản lý thông báo

                                     -       Thảo luận

·      Quản lý báo cáo thống kê

                                    -       Báo cáo định kỳ

                                    -      Tình trạng xử lý công việc của toàn cơ quan, phòng ban hoặc từng nhân viên

                                   -       Thống kê

·      Quản lý danh mục

·      Quản lý lịch biểu

·      Quản lý hồ sơ cứng

·      Quản lý nhật ký công vụ

·      Quản trị hệ thống

2.2. Nghiệp vụ của V-SmartOffice

- Nâng cao trình độ sử dụng và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, hình thành và từng bước tạo thói quen làm việc trên môi trường mạng, sử dụng thông tin điện tử cho các nhân viên trong công ty. Đồng thời nâng cao trình độ quản lý, tạo các bước đột phá trong quy trình quản lý cho các cán bộ, lãnh đạo nhờ sự hỗ trợ giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả của hệ thống. Đẩy mạnh công cuộc công nghệ hoá và hệ thống hoá thông tin điện tử vào lĩnh vực quản lý, góp phần từng bước cải cách hành chính.

- Thống nhất và tin học hoá các quy trình tác nghiệp trong tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, chia sẻ, tìm kiếm và lưu chuyển hồ sơ, văn bản, giúp giải quyết công việc trong cơ quan nhà nước, doanh nghiệp một cách hiệu quả và nhanh chóng.

- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục các tình trạng thất thoát, sai lệch thông tin dữ liệu. Đáp ứng nhanh chóng, tiện lợi, chính xác yêu cầu của lãnh đạo và các cán bộ chuyên môn khi cần thiết.

- Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo…thực hiện gửi các văn bản nội bộ trong cơ quan; gửi văn bản đi và nhận văn bản từ các đơn vị khác.

- Thiết lập luồng xử lý để theo dõi được quá trình xử lý, lưu lại quá trình xử lý, hồi đáp trên hệ thống đảm bảo các văn bản, hồ sơ được tiếp nhận và quản lý minh bạch, theo đúng quy trình.

- Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.

- Quản lý công việc một cách sát sao và hiệu quả cho toàn bộ lãnh đạo và nhân viên. Đơn giản hoá quy trình tạo lập, giao, nhận và báo cáo công việc, giảm thiểu thời gian thực hiện công việc, tối giản và quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xin ý kiến, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản, công việc trên hệ thống mạng. Cung cấp tiện ích Nhắc việc giúp đảm bảo tham gia và thực hiện đầy đủ các công việc, nhiệm vụ, cuộc họp…cho toàn thể nhân viên và đặc biệt là các lãnh đạo và cán bộ cấp cao tại các cơ quan Chính phủ luôn có lịch làm việc dày đặc…

- Tin học hoá nghiệp vụ tạo lập, thông báo, đối tượng tham gia, quá trình thực hiện và tổng hợp kết quả các cuộc họp, khắc phục tình trạng dư thừa và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu liên quan. Quản lý và lưu vết các văn bản, thông tin lưu chuyển, thảo luận trong quá trình thực hiện cuộc họp.

- Quản lý toàn bộ các báo cáo của nhân viên trong cơ quan một cách chi tiết, minh bạch và chuyên nghiệp. Giúp các lãnh đạo, cán bộ cấp cao có những đánh giá, áp dụng công tác điều hành và tác nghiệp một cách hợp lý thông qua chức năng Tình hình thực hiện công việc của cán bộ.

- Chuẩn hoá, đảm bảo nghiệp vụ chặt chẽ trong quản lý tài chính.

- Quản lý lịch biểu theo từng phòng ban, cá nhân…

- Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

- Hỗ trợ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ.

- Tích hợp với các thành phần khác có liên quan của hệ thống thông tin tại cơ quan nhà nước nhằm trao đổi thông tin. Tích hợp Bộ giải pháp an toàn an ninh mạngV-AZUR nhằm đảm bảo tuyệt mật cho hệ thống đặc biệt là dữ liệu nội bộ cơ quan.

- Đơn giản hoá qui trình, giảm thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí hành chính và quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết thủ tục góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách hành chính.

2.3. Tính năng của V-SmartOffice

V-SmartOffice được xây dựng hướng tới sự hài lòng và thân thiện với người dùng. Chuẩn hoá và đơn giản hoá các quy trình nhưng vẫn đảm bảo được sự logic chặt chẽ và thiết lập các luồng xử lý thông minh. Thiết kế thao tác sử dụng đơn giản và dễ hiểu cho người dùng.

- Linh hoạt quản lý thông tin văn bản, hồ sơ công việc : V-SmartOffice cung cấp cơ chế quản lý văn bản hiệu quả và linh hoạt trong việc cập nhật, lưu trữ, chia sẻ và lưu chuyển thông tin văn bản cũng như tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin.   

                -     Quản lý hiệu quả công việc của nhân viên cũng như của lãnh đạo: Thông qua việc lên lịch sắp xếp các công việc cần thực hiện, các cuộc họp, sự kiện cần tham gia trong hệ thống V-SmartOffice, hệ thống sẽ dựa trên thời gian thực mà đưa ra những thông báo nhắc việc kịp thời cho từng cá nhân cần hoàn thành, chi tiết tới từng thời điểm, đảm bảo cho công việc được hoàn thành đúng tiến độ. V-SmartOffice cũng thể hiện sự mềm dẻo trong việctạo ra các luồng công việc tùy vào từng loại văn bản, tùy vào thực tế của các tổ chức, doanh nghiệp và đơn vị sử dụng.

                -     Hệ thống báo cáo động đáp ứng đa nhu cầu của doanh nghiệp, đơn vị: với tiêu chí hỗ trợ tối đa cho tổ chức, doanh nghiệp trong việc thống kê thông tin về tình hình văn bản đi, đến, hồ sơ công việc giao và xử lý văn bản của Lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan đơn vị. Người sử dụng có thể tự tạo cho mình những báo cáo cần thiết dựa trên các thông tin lưu trữ trong CSDL. Hỗ trợ xuất file Excel, Word, PDF, XML linh hoạt.

                -     Hệ thống quản lý phân quyền mềm dẻo đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao: Hệ thống quản trị đảm bảo mỗi tài khoản truy cập được toàn quyền với những tài nguyên mình được tạo ra, được phân quyền bởi cấp trên. Đảm bảo không chồng chéo trong truy xuất thông tin giữa các tài khoản khác đang dùng hệ thống. Thông qua chia sẻ vai trò các thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ cho nhau những tài nguyên cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc.

                -Giao diện hài hòa, khoa học, phong cách chuyên nghiệp và tận dụng tối đa hiệu quả của nền web: Chương trình tận dụng những thế mạnh của công nghệ Sharepoint.Với ưu điểm là chạy trên nền Web, V-SmartOffice giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống không chỉ trong phạm vi nội bộ mạng LAN trong doanh nghiệp mà có thể đưa ra Internet đáp ứng nhu cầu công việc mọi lúc mọi nơi.Với tính năng song ngữ, V-SmartOffice đáp ứng tối đa cho việc sử dụng hệ thống với nhiều đối tượng doanh nghiệp trong và ngoài nước.

2.4. Các tiêu chí về bảo mật của hệ thống

·                Ứng dụng mã hóa dữ liệu đường truyền (SSL) và hệ thống CSDL.

·                Quản lý người sử dụng và xác thực trên cả máy chủ và máy trạm.

·               Hệ thống cung cấp khả năng phân quyền chặt chẽ dựa trên các tiêu chí sau:

                                       -     Theo quyền của từng vai trò trên hệ thống.

                                       -     Theo vai trò của người sử dụng trong hệ thống..

                                       -      Theo từng người sử dụng.